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Presupuesto de un colegio en tiempos post-covid: la gu铆a para no perderte entre n煤meros

   19 de enero 路 6 min lectura
Redacci贸n Smiledu.
     

Cuando el presupuesto de un colegio se convierte en tema de conversaci贸n sobre la mesa, se habla de c贸mo es uno de los factores m谩s imprescindibles dentro de un plan educativo que respalde la ejecuci贸n adecuada de todos los programas beneficiosos para los estudiantes y un pilar decisivo para administrar los recursos de una instituci贸n educativa de manera eficiente.


Por lo tanto, como promotor(a) o director(a) de un colegio, el primer paso para brindar una educaci贸n h铆brida de calidad es la elaboraci贸n de un presupuesto a medida. Y es que el presupuesto escolar no es solo un documento de planificaci贸n fiscal o una herramienta de seguimiento de gastos, sino tambi茅n un elemento tangible de las promesas educativas a tu comunidad escolar.


Adem谩s, te permite mirar hacia el futuro con confianza, sabiendo que est谩s preparado(a); as铆 como te proporciona una estructura de los ingresos y egresos durante el semestre acad茅mico, limitando el riesgo y las amenazas potenciales a tu centro educativo. 馃搳


Pero 驴hacia d贸nde apuntaba la gesti贸n del presupuesto de un colegio previo a la cuarentena? B谩sicamente, estaba enfocada en la mejor administraci贸n posible de los recursos. Sin embargo, el futuro post-pandemia se presenta bastante m谩s incierto, ya que la morosidad en algunos colegios privados peruanos han alcanzado el 40% y en muchos casos se ha iniciado un avance lento, pero significativo, hacia las instituciones educativas p煤blicas.


Al respecto, Bryce G谩lvez, gerente de Administraci贸n y Finanzas del Grupo AvantGard, menciona lo siguiente:


鈥淓n el presupuesto prepandemia la pensi贸n era una y no hab铆a gastos adicionales. En cambio, las pensiones han bajado durante la pandemia y la mayor铆a de colegios que no estaban familiarizados con la tecnolog铆a tuvieron que migrar a sistemas virtuales para gestionar sus cobranzas desde ah铆. Esto lleva a un exceso de inversi贸n ante una disminuci贸n de ingresos鈥.


Por tal motivo, el presupuesto de un colegio en la 鈥渘ueva normalidad鈥 debe englobar una serie de factores econ贸micos, el estado de las finanzas actuales y el dise帽o de sistemas de financiamiento casi personalizados. A pesar de su importancia, la tarea de hacer un presupuesto escolar post-pandemia puede parecer extremadamente abrumadora.


Es por eso que en este art铆culo hemos dividido el complicado proceso de presupuestaci贸n escolar en una gu铆a digerible que le dir谩 adi贸s a tus n煤meros en rojo. Al final de esta informaci贸n, podr谩s comprender los procesos de planificaci贸n, preparaci贸n y evaluaci贸n del presupuesto escolar post-pandemia. 驴List@ para lograrlo?馃殌


1. Establece prioridades o 谩reas importantes


Este n煤mero debe ser limitado y cada prioridad debe basarse en una investigaci贸n s贸lida, ya que estas marcar谩n el camino hacia la optimizaci贸n del rendimiento de tu centro educativo. Por eso, el enfoque de la designaci贸n de prioridades de inversi贸n debe estar plasmado en tu presupuesto escolar.


鈥淎parte de las medidas sanitarias y de distanciamiento social, es evidente que tu mirada debe estar puesta en disminuir las tasas de morosidad y sostener la matr铆cula escolar a largo plazo鈥. Comparte en Twitter


No obstante, la post-pandemia ha puesto en la mira otras 谩reas vitales que debes tener en cuenta para elaborar un informe sobre el presupuesto de tu instituci贸n educativa:


  • La gesti贸n de pago de pensiones mediante planes de financiaci贸n personalizados.
  • El dise帽o de un sistema de comunicaci贸n en torno a las cuotas, que informe a los padres de familia sobre los vencimientos, facilidades y medios de pago disponibles.
  • El uso de nuevas tecnolog铆as y el desarrollo de formas de trabajo interactivas para aulas h铆bridas que permitan el aprendizaje 贸ptimo de los estudiantes. Esto ayudar谩 a sostener la matr铆cula escolar a trav茅s de estudiantes motivados e integrados a la din谩mica escolar.
  • La implementaci贸n de un plan adecuado de capacitaci贸n para los docentes que les permita afrontar la nueva modalidad de ense帽anza.
  • La ejecuci贸n de sistemas educativos de acceso remoto que digitalicen la gesti贸n escolar y automaticen el trabajo de los equipos directivos, docentes y administrativos.


Fuente: Shutterstock


2. Determina los costos fijos y variables


El siguiente paso del presupuesto de un colegio en tiempos de post-covid es calcular los costos fijos y variables, pues estos se han modificado con el regreso a las clases presenciales de forma h铆brida.


Ten en cuenta que cada art铆culo que compras, el personal administrativo y la plana docente que contratas, as铆 como los servicios p煤blicos que pagas tienen un costo. Y saber cu谩les son los costos fijos y variables de un colegio te prepara para el 茅xito, tanto en las expectativas como en el establecimiento de objetivos.


Costos fijos y variables

Para que tengas una idea clara de qu茅 se tratan los costos fijos y variables de un colegio, a continuaci贸n, te explicaremos brevemente cada uno de ellos.


1. Costos fijos

Como dice su nombre, estos costos son fijos y no cambian, independientemente del nivel de producci贸n de tu centro educativo. Son los mismos todos los meses y constituyen la piedra angular de tu presupuesto escolar post-pandemia. Y es que conocer tus costos fijos te permite sentar las bases para el resto del presupuesto.


Algunos costos fijos de un colegio son:

  • Alquiler de locales, veh铆culos y otros.
  • Seguros.
  • Servicios p煤blicos.
  • Licencias e impuestos sobre la propiedad (local educativo).
  • Amortizaci贸n de inmuebles, equipos de c贸mputo y audiovisuales.
  • Planilla, remuneraci贸n o contraprestaci贸n de cualquier naturaleza a docentes y personal administrativo.


2. Costos variables

Los costos variables son flexibles y pueden cambiar por una variedad de razones que est谩n m谩s all谩 de tu influencia. Incluso, los costos variables pueden fluctuar en diferentes partes del a帽o.


Debido a que puedes influir en algunos de estos costos, esta parte del presupuesto de un colegio est谩 bajo tu control. 驴Necesitas ahorrar dinero? La reducci贸n de costos variables es el enfoque m谩s com煤n para lograrlo.


Algunos costos variables de un colegio son:

  • Mano de obra.
  • Alimentaci贸n, indumentaria y transporte de estudiantes.
  • Materiales educativos para estudiantes y docentes.
  • Derechos o licencia para uso de plataformas virtuales (pago por usuario) y otros gastos variables vinculados a la prestaci贸n del servicio educativo a distancia.


3. Controla tus ingresos


Una vez que tengas los costos fijos y variables alineados y compilados, es hora de ver c贸mo se pagar谩 cada gasto definido en tu presupuesto escolar post-pandemia.


Encontrar tu punto de equilibrio te permitir谩 pensar en ingresos m谩s all谩 de tus costos, lo que com煤nmente se conoce como ganancias. La ganancia es el dinero extra que se genera despu茅s de pagar las facturas de cada mes.


Bryce G谩lvez te brinda algunas recomendaciones para gestionar correctamente los ingresos de tu colegio:


  • Dale seguimiento al pago de las boletas mensualmente y verifica cu谩les son los recibos pendientes.
  • Motiva a los padres de familia para que paguen puntualmente. Por ejemplo: puedes aplicar un descuento por pronto pago, es decir, rebajar el costo de la pensi贸n en un porcentaje, si pagan las cuotas en su totalidad.
  • Brinda m茅todos de cobranza accesibles y en l铆nea que permitan a los padres de familia realizar sus pagos desde casa.
  • Utiliza una plataforma de gesti贸n escolar que te permita enlazar la facturaci贸n electr贸nica para administrar tus movimientos, ingresos, egresos y pensiones de tus estudiantes.


De manera que ser rentable y precavido te abrir谩 las puertas a una serie de oportunidades adicionales que te permitan tener un buen balance econ贸mico para eventos futuros. De hecho, cuando golpe贸 la pandemia, los colegios que reservaron ganancias para posibles emergencias eran mucho m谩s capaces de hacer frente a los desaf铆os.


4. Revisa tu presupuesto peri贸dicamente


Cuando elaboras un presupuesto para el nuevo a帽o escolar, tienes una herramienta que puede guiar a tu instituci贸n educativa en el futuro. Y es que el presupuesto de un colegio es un excelente documento de seguimiento, que permite saber d贸nde se encuentra el dinero en todo momento y, al mismo tiempo, tener confianza en el camino a seguir.


Para ello, debes revisar tu presupuesto con regularidad, porque cuanto mejor se actualice, m谩s efectivo ser谩. Recuerda que es un documento que necesita informaci贸n para mantenerse vivo.


De hecho, si examinas tu presupuesto constantemente, puedes encontrar 谩reas de reducci贸n de costos que pueden ahorrarte dinero y aumentar la rentabilidad de tu grupo educativo, colegio o kinder. Esta misma revisi贸n peri贸dica tambi茅n resaltar谩 las oportunidades de crecimiento potencial y las 谩reas de inversi贸n en materia educativa.


Sin un presupuesto, el seguimiento de los costos variables es m谩s dif铆cil y es posible que est茅s perdiendo dinero sin ni siquiera saberlo. Tal vez sea hora de cambiar de proveedor o reducir algunos materiales del personal.


Lo mejor de todo es que el presupuesto de una instituci贸n educativa es un documento din谩mico que se puede revisar, reasignar y editar seg煤n sea necesario cada mes. Sin duda, el gasto focalizado e inteligente te ofrece el mejor rendimiento de tu inversi贸n.


Fuente: Shutterstock


Como puedes ver, el presupuesto de un colegio tiene un impacto m谩s profundo que solo mantener el centro educativo a flote. A trav茅s de la ejecuci贸n de las mejores pr谩cticas presupuestarias escolares, los estudiantes recibir谩n experiencias de aprendizaje de la m谩xima calidad dentro de los recursos disponibles.


Recuerda que poner en marcha cualquier plan educativo sin un presupuesto, a menudo resulta en p茅rdidas financieras y en un posible fracaso. Simplemente, el dinero se gasta sin seguimiento, las facturas comienzan a acumularse y tu instituci贸n educativa carece del capital para crecer y desarrollarse, as铆 como los gastos pueden salirse de control y consumir las ganancias con un chasquido de dedos.


Por eso, contar con una plataforma de gesti贸n escolar integral y completa como Smiledu 馃А te permitir谩 realizar reportes peri贸dicos de los ingresos de tu colegio, obtener el control de tus impuestos y declaraciones, as铆 como mantenerte al d铆a con la SUNAT. De modo que tendr谩s el control completo de tus finanzas y estar谩s atento(a) a los vaivenes econ贸micos. 隆Solicita una demo!


Si te gust贸 este art铆culo, te invitamos a suscribirte a nuestro blog para conocer m谩s sobre c贸mo gestionar tu instituci贸n educativa en tiempos post-covid.


隆Hasta la pr贸xima! 馃憢

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Educaci贸n

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